Программа для учета рассрочек
Программа для учета рассрочек показывает, сколько клиент должен по каждой покупке, когда наступит очередной платеж и что произошло после частичной оплаты. Она нужна магазину или компании, которая сама принимает оплату от клиентов по частям: при нескольких десятках действующих графиков проверять остатки по памяти уже трудно.
В «Дебиторке» рассрочка связана с карточкой клиента и отдельной сделкой. Внутри сохраняются первоначальный взнос, график платежей, фактические поступления и текущий остаток. Руководитель видит общую базу, а сотрудник может открыть конкретный долг и ответить клиенту, сколько осталось внести. Разберем, какие задачи должна решать программа
Когда бизнесу нужна программа для учета рассрочек
Одна продажа с двумя платежами обычно не вызывает вопросов. Сложности появляются, когда покупатель совершает несколько покупок, переводит меньше запланированной суммы или договаривается о переносе срока. При этом в общих записях легко спутать первоначальный взнос с последующим платежом или принять весь остаток задолженности за просроченную сумму.
Представьте магазин, где один сотрудник оформил продажу в рассрочку, а другой принял следующий платеж. Чтобы они одинаково понимали ситуацию, им нужны общие данные: исходная цена, уже полученные суммы и действующий график. В программе запись хранится по конкретной сделке и остается доступной при повторном обращении клиента.
Сходная задача возникает в услугах с оплатой частями: например, при сопровождении клиента или длительной программе обучения. Сначала стороны согласовывают цену и условия оказания услуг, затем в программе учитывают предусмотренные этими условиями платежи. Учет не меняет договоренности сам по себе.
Программа особенно полезна, если вам регулярно требуется:
- находить ближайшие платежи по разным клиентам;
- различать еще не наступившие сроки и недоплату по прошедшей дате;
- видеть историю расчетов по каждой рассрочке;
- сверять работу нескольких сотрудников и торговых точек;
- быстро объяснять клиенту, из чего сложился остаток.
Как устроена программа для учета рассрочек "Дебиторка"
Карточка клиента объединяет его сделки
В базе можно найти человека по имени или телефону. В строке клиента видны общий долг, следующая дата оплаты, ожидаемая сумма и информация о просрочке. В его карточке доступны действующие и погашенные долги. Это помогает при повторной покупке: прошлые сделки остаются рядом с новой.
У каждой сделки свой долг
При оформлении в карточке долга указываются стоимость, первоначальный взнос и оставшаяся сумма. Если один покупатель оформил два товара с разными графиками, их можно рассматривать отдельно, а общий баланс клиента использовать для обзора всех его обязательств.
В графике сопоставляются план и факт
Для дат оплаты предусмотрены запланированные суммы и сведения о фактических платежах. Когда деньги поступают частями, сотрудник видит и общий остаток, и то, какую запись нужно проверить. История долга помогает восстановить ранее внесенные оплаты.
Общая база помогает работать со сроками
В списке видны ближайший платеж и просрочка; поиск и расширенные фильтры позволяют отобрать нужных клиентов. Из базы предусмотрен экспорт в Excel для отдельной проверки или передачи списка. Основные изменения затем вносят в программу, чтобы выгрузка не превратилась во вторую независимую версию учета.
В карточке клиента есть настройка автоматического напоминания о просрочке. Перед отправкой сообщения важно проверить, внесена ли последняя оплата и действуют ли прежние сроки: качество напоминания зависит от актуальности данных.
Как проверить программу на одной продаже
Не обязательно переносить все старые рассрочки сразу. Сначала возьмите реальную по структуре сделку и замените персональные данные на тестовые. Такая проверка покажет, понятен ли путь от оформления продажи до следующего поступления.
Предположим, магазин продает товар за 84 000 ₽. Покупатель вносит 24 000 ₽ сразу, а оставшиеся 60 000 ₽ должен перечислить тремя разными платежами. Условия согласованы заранее:
Дата платежа | По графику | Фактически к 21 октября | Что проверить |
20 октября | 10 000 ₽ | 7 000 ₽ | Недоплата 3 000 ₽ |
20 ноября | 20 000 ₽ | 0 ₽ | Срок еще впереди |
21 декабря | 30 000 ₽ | 0 ₽ | Срок еще впереди |
Проверка арифметики: 84 000 ₽ − 24 000 ₽ первоначального взноса − 7 000 ₽ последующей оплаты = 53 000 ₽ общего остатка. По условиям примера из этой суммы 3 000 ₽ относятся к прошедшему октябрьскому сроку, а 50 000 ₽ запланированы на ноябрь и декабрь.
После внесения продажи откройте карточку долга и убедитесь, что первоначальный взнос не появился в оставшихся 60 000 ₽ еще раз. Затем зарегистрируйте фактически полученные 7 000 ₽ и проверьте новый баланс. Сравните его с суммой будущих и не полностью оплаченных платежей.
Такой тест полезнее просмотра списка функций: он показывает, сможете ли вы без дополнительных записей ответить покупателю, сколько он должен сейчас и когда наступят следующие сроки.
Что делать с неполным платежом
Неполная оплата – обычный сценарий при внутренней рассрочке. Сотруднику нужно внести ту сумму, которая действительно поступила, а не закрыть плановый платеж целиком. После этого полезно сопоставить фактическое поступление с договором, чеком или другим подтверждением расчетов.
Если покупатель перевел 7 000 ₽ вместо 10 000 ₽, в нашем примере недостающими по октябрьскому платежу остаются 3 000 ₽. Следующие 20 000 ₽ и 30 000 ₽ нельзя автоматически называть просрочкой только потому, что они входят в общий остаток.
Если клиент просит изменить график, сначала согласуйте новые суммы и даты по правилам ваших документов. После согласования приведите сведения в программе в соответствие с новыми условиями. Обещание оплатить позже, оставленное в комментарии, еще не означает, что срок уже перенесен.
При нескольких рассрочках одного человека особенно важно определять, к какой из них относится поступление. Сверяйте назначение платежа и документы, прежде чем уменьшать баланс конкретной сделки. Иначе общий долг может выглядеть верно, а остатки по отдельным покупкам – нет.
Что видит владелец и что делает сотрудник
Владельцу нужна общая картина: сколько действующих должников, у кого близок очередной платеж и где уже есть задержка. Сотрудник обычно решает более узкую задачу: оформляет конкретную продажу, фиксирует оплату, открывает нужную карточку при разговоре с покупателем.
В «Дебиторке» предусмотрены сотрудники и настройки доступа к функциям. Если продажи оформляют в нескольких точках, разграничьте обязанности до начала работы: кто создает клиента, кто вносит платеж, кто сверяет поступления и кто согласует изменения графика. Возможности по числу сотрудников и магазинов зависят от выбранного тарифа.
В начале дня удобно проверить ближайшие сроки. При получении денег – внести фактическую сумму. В конце дня – сверить зарегистрированные оплаты с подтвержденными поступлениями. Это порядок работы команды, который помогает использовать данные программы последовательно.
Как оценить программу перед внедрением
Попросите сотрудника выполнить в тестовой базе те действия, которые у него возникают на смене. Критерии выбора лучше проверять на результате:
Задача | Признак удобной программы |
Повторная продажа | Старые и новые рассрочки видны у одного клиента по отдельности |
Неполная оплата | Сохранены фактически полученная сумма и неоплаченный остаток |
Проверка срока | Понятно, какой платеж просрочен и какие еще ожидаются |
Вопрос покупателя | Можно открыть сделку и объяснить расчет по записям |
Несколько сотрудников | Понятно, кто вправе оформлять и изменять данные |
Отдельно оцените, как вы будете исправлять ошибочно внесенный платеж и пересматривать график. Проверьте процесс на доступной вам версии сервиса и сохраните документы, на основании которых меняются суммы. Не стоит подменять исправление расчетов удалением всей истории клиента.
Если сейчас рассрочки ведутся в Excel, подготовьте список открытых сделок, сверьте их остатки на дату переноса и назначьте ответственного за ввод. Подробнее о переносе и ежедневной работе рассказывает наш материал «Как вести учет рассрочек клиентов».
Сколько стоит начать
На странице тарифов «Дебиторки» есть бесплатный вариант для одного сотрудника и одного магазина. Этого достаточно, чтобы проверить логику учета на нескольких сделках, а затем определить, нужны ли дополнительные рабочие места или точки продаж. Перед подключением проверьте действующие ограничения и доступные функции тарифа.
Программа не заменяет договор с покупателем, подтверждение получения денег и сверку поступлений. Ее роль в том, чтобы хранить связанные записи и помогать сотрудникам работать с согласованными графиками.
Чтобы оценить «Дебиторку» на своем сценарии, создайте учетную запись, внесите одну рассрочку с первоначальным взносом и тремя платежами. Затем зарегистрируйте частичную оплату и проверьте, можете ли вы по карточке объяснить клиенту остаток и ближайшие сроки.
