Программа для учета дебиторской задолженности
Программа для учета дебиторской задолженности помогает связать долги с клиентами, сделками и графиками. Руководителю нужны три отдельные суммы: сколько всего должны, сколько уже просрочено и сколько ожидается по будущим датам.
В «Дебиторке» можно вести базу клиентов, оформлять продажи с оплатой частями и отмечать поступившие деньги. Ниже — возможности программы, условный пример расчета и порядок контроля на рабочую неделю. Он подойдет магазину или компании с поэтапной оплатой услуг.
Какие суммы нужно различать
Общая дебиторская задолженность
Все деньги, которые клиенты еще должны по учтенным продажам и согласованным расчетам. Если покупатель приобрел товар за 50 000 ₽ и сразу заплатил 20 000 ₽, в остатке по этой продаже будет 30 000 ₽.
Просроченная часть
Платежи, срок которых прошел, а деньги в полном объеме не поступили. Например, если из этих 30 000 ₽ клиент должен был перечислить 5 000 ₽ на прошлой неделе, но не сделал этого, просрочка составит 5 000 ₽. Остальные 25 000 ₽ по будущему графику пока не просрочены.
Предстоящие платежи
Суммы с еще не наступившими согласованными датами. Их удобно учитывать при планировании поступлений, но считать уже полученными деньгами нельзя: клиент может заплатить раньше, позже или частями.
Такая разбивка нужна и магазину с собственной рассрочкой, и компании, которая оказывает услуги с поэтапной оплатой. Если смотреть только на общий остаток, невозможно понять, что требует внимания сегодня, а что предусмотрено условиями на следующий месяц.
Как программа показывает дебиторскую задолженность
Отправная точка – база клиентов. В ее верхней части показаны общий долг, число покупателей и число должников. В строках клиентов видны долг, дата и сумма следующего платежа, а также данные о просрочке. Поиск по имени и телефону, расширенный поиск и фильтры помогают найти нужные записи. При необходимости список можно выгрузить в Excel.
Из общего списка можно перейти в карточку клиента. Там доступны его долги: действующие и погашенные. Это важно, если человек совершил несколько покупок: задолженность по разным сделкам не превращается в одну запись без объяснения ее происхождения.
В карточке отдельного долга можно проверить стоимость покупки, первоначальный взнос, оставшуюся сумму и график погашения. В графике показаны запланированные платежи и фактические оплаты. Поэтому при вопросе клиента «почему я еще должен эту сумму?» сотрудник может открыть конкретную сделку и сверить исходные условия с поступлениями.
База дает быстрый обзор, а карточка долга – подробности расчета. Когда нужна сумма именно просроченных платежей по нескольким клиентам, проверяйте ее по действующим графикам и фактическим оплатам. Не стоит считать, что показанный общий долг целиком просрочен.
Реальный экран: план и факт по одной сделке
На экране ниже — учебная сделка из тестовой «Дебиторки». Стоимость — 60 000 ₽, взнос — 15 000 ₽. Затем зарегистрирована еще одна оплата 15 000 ₽. Осталось получить 30 000 ₽: 60 000 − 15 000 − 15 000.
В строке первого платежа план и факт равны 15 000 ₽. Остаток от плана этой строки — 0 ₽, но весь долг еще не погашен. Значение «Баланс» −30 000 ₽ в этом примере соответствует оставшимся 30 000 ₽. На дату снимка будущие платежи не просрочены.
Пример: 125 000 ₽ долга – не значит 125 000 ₽ просрочки
Допустим, на 23 сентября 2026 года у компании открыты три сделки. Это условный пример. Другие платежи уже учтены, согласованные даты не переносились.
| Клиент | Осталось получить | Из них просрочено | Срок еще впереди |
|---|---|---|---|
| Клиент 1 | 60 000 ₽ | 10 000 ₽ | 50 000 ₽ |
| Клиент 2 | 40 000 ₽ | 0 ₽ | 40 000 ₽ |
| Клиент 3 | 25 000 ₽ | 25 000 ₽ | 0 ₽ |
| Итого | 125 000 ₽ | 35 000 ₽ | 90 000 ₽ |
На узком экране таблицу можно прокрутить вбок.
Первый клиент задержал 10 000 ₽. Еще 20 000 ₽ и 30 000 ₽ по его сделке намечены на октябрь и ноябрь. Второй должен заплатить 40 000 ₽ в октябре. Третий не внес 25 000 ₽ в согласованный сентябрьский срок.
Итак, общая сумма к получению — 125 000 ₽. Из нее просрочено 35 000 ₽, а 90 000 ₽ ожидаются по будущим датам. План поступлений не гарантирует, что деньги придут вовремя.
Теперь первый клиент внес 6 000 ₽ в счет задержанного платежа. После регистрации и сверки оплаты общий остаток станет 119 000 ₽, просрочка — 29 000 ₽. Будущие 90 000 ₽ не изменятся. Перед записью уточните, к какой сделке относится поступление.
Что делать каждый день, чтобы цифры оставались полезными
Программа показывает состояние введенных расчетов. Незарегистрированная оплата завышает остаток. Поэтому сначала сверяйте деньги и документы, а затем связывайтесь с клиентом.
Утро: составьте очередь на сегодня
- Проверьте спорные записи. Клиент сообщил об оплате, но записи нет? Сначала найдите подтвержденное поступление. До сверки не называйте ему неподтвержденную сумму.
- Просмотрите прошедшие сроки. Откройте график каждого долга и проверьте фактические оплаты. Общий остаток клиента не равен просрочке.
- Проверьте обещания на сегодня. Для каждого контакта нужны ответственный, сумма и дата следующего действия.
- Посмотрите ближайшие платежи. Выделите сроки на следующие семь дней. Они нужны для планирования, но еще не считаются просроченными.
Очередь — рабочий порядок вашей команды. Если нужных полей для ответственного или обещания нет в используемом экране, ведите короткий список задач отдельно. Не создавайте в нем второй расчет долга: ссылайтесь на клиента и сделку в основной базе.
В течение дня: внесите оплату и результат контакта
При поступлении денег выберите нужную сделку и запишите фактическую сумму. Если у клиента несколько покупок, уточните назначение платежа. Затем снова проверьте остаток и график.
Обещание «переведу в пятницу» запишите как результат разговора и дату проверки. Само обещание не является оплатой. Не отмечайте платеж погашенным и не меняйте исходный срок только ради исчезновения просрочки. Согласованное изменение условий оформляйте по принятому у вас порядку, сохраняя основание.
В карточке клиента есть настройка автоматического напоминания о просрочке. Перед ее использованием проверьте номер, сроки и последние оплаты. WhatsApp и Max подключаются и оплачиваются отдельно от тарифа «Дебиторки».
Вечер: закройте сверку дня
Сопоставьте записи с подтвержденными поступлениями по кассе и банку. Проверьте частичные оплаты, возвраты и суммы без понятного назначения. Расхождение передайте ответственному; не исправляйте остаток произвольной суммой. В журнале учета платежей разобран пример сверки поступлений и возврата.
Раз в неделю: контроль дебиторской задолженности
Выберите один день и одинаковое время среза, например пятницу после сверки оплат. Руководитель проходит пять пунктов:
- Сверяет движение остатка. Остаток на начало недели + новые долги − зачтенные оплаты ± документированные корректировки = остаток на конец. Разделяйте возврат денег и уменьшение стоимости сделки, чтобы не учесть одну операцию дважды.
- Отделяет просрочку. Сравните просроченную сумму на начало и конец периода. Отдельно разберите платежи, которые стали просроченными за неделю.
- Проверяет незавершенные действия. Какие обещания не выполнены? Где нет ответственного или следующей даты? Где сумма остается спорной?
- Планирует поступления. Посмотрите следующие семь дней. Используйте действующие графики, а не устные обещания как уже полученную выручку.
- Принимает решения. Назначьте следующий шаг по каждому исключению и ответственного. Зафиксируйте, когда проверить результат.
Результат недели: сверенный общий остаток, отдельная сумма просрочки, ближайшие платежи и короткий список нерешенных вопросов. Для ручной проверки пригодятся реестр должников и график платежей в Excel. Эти шаблоны не синхронизируются между собой или с сервисом автоматически.
Как распределить работу между сотрудниками и магазинами
Назначьте ответственных до начала работы. В небольшой компании один человек может выполнять несколько задач. Однако каждый сотрудник должен понимать, что он записывает сам и что передает руководителю.
- Сотрудник, который оформляет продажу: проверяет клиента, сумму и график новой сделки.
- Сотрудник, который принимает оплату: вносит поступление в правильный долг и сохраняет основание записи.
- Ответственный за сверку: сравнивает записи с поступлениями, разбирает пропуски и дубли.
- Руководитель: согласует исключения, изменение условий и правила новых продаж в долг.
Это распределение обязанностей, а не названия ролей в интерфейсе. В «Дебиторке» есть сотрудники и настройки доступа к функциям. Сопоставьте доступные права с обязанностями каждого человека. Бесплатный тариф рассчитан на самого пользователя; для дополнительных сотрудников нужен платный пакет.
Лимит клиента: правило компании
Заранее решите, при какой сумме открытых долгов новая продажа требует согласования руководителя. Отдельно задайте порядок работы при просрочке. Перед новой сделкой сотрудник проверяет все действующие долги клиента, а не только последнюю покупку.
Например, внутренний лимит компании — 50 000 ₽. Клиент еще должен 40 000 ₽ и просит новую покупку в долг на 20 000 ₽. Общая сумма стала бы 60 000 ₽, поэтому сотрудник передает решение руководителю. Это пример ручного правила: автоматическую блокировку по такому лимиту здесь не обещаем.
Одна основная база вместо двух разных остатков
При переносе данных определите дату начальных остатков. На эту дату проверьте сумму по каждой сделке и сроки непогашенных платежей. Затем выберите одно основное место обновления расчетов. Выгрузку в Excel используйте для сверки: параллельное исправление двух независимых списков приводит к расхождениям.
Как проверить, подходит ли программа вашему бизнесу
Программа для учета дебиторской задолженности должна помогать объяснить конкретный остаток и принять следующее рабочее решение. Проверьте ее на типичных ситуациях: взнос, частичная оплата, две сделки одного клиента и платеж с прошедшим сроком.
- Где найти общий долг клиента и отдельные сделки?
- Как сопоставить плановый платеж с фактической оплатой?
- Как меняется остаток после частичного поступления?
- Как сотрудник сверяет запись с полученными деньгами?
Эта страница посвящена контролю всего остатка и работе руководителя. Порядок записи отдельных поступлений разобран отдельно: учет платежей клиентов.
«Дебиторка» помогает вести оперативный учет клиентских долгов. Бухгалтерскую отчетность и другие виды задолженности проверяйте отдельно в своей учетной системе.
Начните с одного клиента и одного долга
- Создайте учетную запись и добавьте клиента.
- Внесите одну действующую сделку: сумму, первоначальный взнос и график.
- Зарегистрируйте только фактически полученные деньги. Сравните остаток со своими документами.
- После сверки перенесите остальные открытые долги и назначьте день еженедельной проверки.
Для самостоятельного старта есть бесплатный тариф: один магазин, до 100 активных клиентов и до 500 в общей базе. Дополнительные сотрудники требуют платного пакета. WhatsApp и Max оплачиваются отдельно. Полные условия — на странице тарифов.