Программа для учета дебиторской задолженности

Когда клиентам разрешают платить после покупки или в несколько этапов, часть выручки пока существует только в договоренностях. Руководителю важно понимать не одну общую цифру, а три вещи: сколько денег должны клиенты, какая часть уже просрочена и когда ожидаются остальные платежи. Программа для учета дебиторской задолженности помогает связать эти суммы с конкретными клиентами, продажами и графиками.

«Дебиторка» рассчитана на работу с долгами покупателей и заказчиков. В ней можно вести базу клиентов, фиксировать продажи с оплатой частями, отмечать поступившие деньги и проверять остаток по каждой сделке. Разберем, как пользоваться этими данными для контроля задолженности и почему общий долг нельзя принимать за сумму просроченных платежей.

Какие суммы нужно различать

Общая дебиторская задолженность

Все деньги, которые клиенты еще должны по учтенным продажам и согласованным расчетам. Если покупатель приобрел товар за 50 000 ₽ и сразу заплатил 20 000 ₽, в остатке по этой продаже будет 30 000 ₽.

Просроченная часть

Платежи, срок которых прошел, а деньги в полном объеме не поступили. Например, если из этих 30 000 ₽ клиент должен был перечислить 5 000 ₽ на прошлой неделе, но не сделал этого, просрочка составит 5 000 ₽. Остальные 25 000 ₽ по будущему графику пока не просрочены.

Предстоящие платежи

Суммы с еще не наступившими согласованными датами. Их удобно учитывать при планировании поступлений, но считать уже полученными деньгами нельзя: клиент может заплатить раньше, позже или частями.

Такая разбивка нужна и магазину с собственной рассрочкой, и компании, которая оказывает услуги с поэтапной оплатой. Если смотреть только на общий остаток, невозможно понять, что требует внимания сегодня, а что предусмотрено условиями на следующий месяц.

Как увидеть задолженность в «Дебиторке»

Отправная точка – база клиентов. В ее верхней части показаны общий долг, число покупателей и число должников. В строках клиентов видны долг, дата и сумма следующего платежа, а также данные о просрочке. Поиск по имени и телефону, расширенный поиск и фильтры помогают найти нужные записи. При необходимости список можно выгрузить в Excel.

Из общего списка можно перейти в карточку клиента. Там доступны его долги: действующие и погашенные. Это важно, если человек совершил несколько покупок: задолженность по разным сделкам не превращается в одну запись без объяснения ее происхождения.

В карточке отдельного долга можно проверить стоимость покупки, первоначальный взнос, оставшуюся сумму и график погашения. В графике показаны запланированные платежи и фактические оплаты. Поэтому при вопросе клиента «почему я еще должен эту сумму?» сотрудник может открыть конкретную сделку и сверить исходные условия с поступлениями.

База дает быстрый обзор, а карточка долга – подробности расчета. Когда нужна сумма именно просроченных платежей по нескольким клиентам, проверяйте ее по действующим графикам и фактическим оплатам. Не стоит считать, что показанный общий долг целиком просрочен.

Пример: 125 000 ₽ долга – не значит 125 000 ₽ просрочки

Допустим, на 23 сентября 2026 года у компании открыты три сделки. Для простоты считаем, что другие платежи по ним уже учтены, а согласованные даты не переносились.

Клиент	Осталось получить	Из них просрочено	Срок еще впереди
Клиент 1	60 000 ₽	10 000 ₽	50 000 ₽
Клиент 2	40 000 ₽	0 ₽	40 000 ₽
Клиент 3	25 000 ₽	25 000 ₽	0 ₽
Итого	125 000 ₽	35 000 ₽	90 000 ₽

У первого клиента срок платежа 10 000 ₽ уже прошел, а еще 20 000 ₽ и 30 000 ₽ намечены на октябрь и ноябрь. У второго дата оплаты 40 000 ₽ наступит в октябре. Третий не внес 25 000 ₽ в согласованный сентябрьский срок.

Таким образом, общая сумма к получению – 125 000 ₽, но в первую очередь проверить нужно 35 000 ₽ просроченных. Еще 90 000 ₽ ожидаются по будущим датам. Это план поступлений по действующим договоренностям, а не гарантия того, что деньги придут в указанный день.

Предположим, первый клиент перечислил 6 000 ₽ в счет уже просроченного платежа. После регистрации и сверки этой оплаты общая задолженность по трем сделкам уменьшится до 119 000 ₽, а просроченная часть – до 29 000 ₽. Будущие 90 000 ₽ по условиям примера не изменятся. В реальной ситуации прежде чем распределять поступление, нужно убедиться, к какой сделке и какому платежу оно относится.

Что делать каждый день, чтобы цифры оставались полезными

Программа показывает состояние введенных расчетов. Если оплату получили, но не зарегистрировали, остаток будет завышен. Если перенесли срок с согласия клиента, а график оставили прежним, платеж продолжит выглядеть просроченным. Поэтому контроль дебиторской задолженности начинается с простого рабочего порядка:

До начала звонков просмотрите клиентов с прошедшими и ближайшими датами платежей. Откройте конкретную сделку перед разговором, чтобы назвать верную сумму.
При поступлении денег внесите фактическую сумму в нужный долг. При нескольких покупках одного клиента уточните, за какую именно сделку он платит.
В конце рабочего дня сравните отмеченные оплаты с подтвержденными поступлениями. Отдельно проверьте неполные платежи и случаи, по которым клиент просил изменить сроки.
Раз в неделю сопоставьте общий остаток с открытыми сделками, просмотрите старые задержки и уточните, кто отвечает за следующий контакт с клиентом.

В карточке клиента предусмотрена настройка автоматического напоминания о просрочке. Прежде чем включать или использовать напоминания, проверьте номер телефона, действующие сроки и последние оплаты. Сообщение не поможет, если данные о долге устарели.

Как распределить работу между сотрудниками и магазинами

При одной точке продаж часто достаточно назначить человека, который оформляет сделки, и того, кто сверяет оплаты. Когда торговых точек или сотрудников больше, важны единые правила: кто создает карточку клиента, кто вносит продажу, кто принимает оплату и кто согласует изменение графика. В «Дебиторке» предусмотрены сотрудники и настройки доступа к функциям; возможности по количеству рабочих мест и магазинов зависят от тарифа.

Для руководителя общий список полезен как начало проверки: можно найти клиентов с задолженностью, посмотреть дату следующего платежа, затем перейти в нужную карточку. Для сотрудника главное – зафиксировать сделку и фактически полученные деньги так, чтобы другой человек смог восстановить расчет. Если выяснилась ошибка в поступлении, ее нужно исправить и снова сверить остаток с подтверждающими документами.

При переносе данных из старых записей определите дату начальных остатков. На эту дату сверьте каждого клиента: сколько он еще должен, по каким сделкам и на какие даты приходятся непогашенные платежи. После переноса назначьте программу основным местом обновления сведений. Выгрузку в Excel удобно использовать для проверки, но параллельное изменение двух списков быстро приводит к расхождениям.

Как проверить, подходит ли программа вашему бизнесу

Возьмите несколько типичных ситуаций: продажу с первоначальным взносом, частичную оплату, две сделки одного клиента и платеж с просроченным сроком. На них проверьте, можете ли вы ответить на следующие вопросы:

Какова общая сумма задолженности клиентов сейчас?
Где видно, кто должен заплатить следующим, а у кого срок уже прошел?
Можно ли по карточке конкретного долга объяснить его остаток и историю оплат?
Что происходит с остатком, если клиент перечислил только часть очередного платежа?
Как ваши сотрудники сверяют внесенные суммы с фактически полученными деньгами?

«Дебиторка» помогает вести оперативный учет клиентских долгов: покупатели, отдельные сделки, сроки, поступления и остатки доступны в связанной базе. Если компании также требуются бухгалтерская отчетность и учет иных видов задолженности, их состав и порядок формирования следует проверять отдельно в используемой учетной системе. Здесь задача – вовремя увидеть, кому и сколько осталось заплатить по продажам и услугам.

Начать можно с одной открытой сделки: внесите клиента, исходную сумму, первоначальный взнос и график, затем зарегистрируйте тестовый частичный платеж и сравните остаток со своими документами. Условия бесплатного и платных вариантов доступны на странице тарифов «Дебиторки». Если сценарий подходит, создайте учетную запись и переносите остальные действующие долги после сверки остатков. Подробнее о регистрации отдельных оплат – в материале «Программа для учета платежей клиентов».