Приложение для учета долгов
Приложение для учета долгов помогает видеть, кто из клиентов должен деньги, сколько осталось получить и когда наступает следующий платёж. Оно особенно полезно при продаже товаров и услуг в рассрочку: у каждого клиента свой график, а оплачивать покупку могут несколькими переводами и не всегда в согласованную дату.
«Дебиторка» – онлайн-приложение для учёта долгов клиентов и платежей по рассрочкам. В личном кабинете можно работать с базой клиентов, отдельными долгами, графиками погашения и историей операций. Разберём, как организовать в нём повседневную работу: от внесения первой сделки до проверки просрочки.
Какие долги нужно учитывать
Перед выбором приложения определите, какие записи вы собираетесь вести. Для личных расчётов с друзьями обычно достаточно имени, суммы и договорённости о возврате. В бизнесе к этим данным добавляются сделка, первоначальный взнос, несколько сроков оплаты и история поступлений.
Например, покупатель приобрёл товар в рассрочку, внёс первый платёж, а через месяц оформил ещё одну покупку. У него теперь два обязательства с разными графиками. Если оставить только запись «общий долг – 45 000 ₽», по ней будет трудно понять, какой платёж ожидается сегодня и к какой покупке относится поступивший перевод.
Для учёта долгов клиентов удобно сохранять три связанных уровня: карточку клиента, отдельную запись по каждой сделке и платежи по ней. Такая структура позволяет сначала увидеть общую ситуацию, а затем открыть нужное обязательство и разобраться в деталях.
Это подходит магазинам с внутренней рассрочкой и компаниям, принимающим оплату услуг частями. Например, юридическая компания может учитывать взносы за сопровождение клиента, а учебный центр – оплату согласованного пакета занятий. График в приложении должен соответствовать условиям конкретной сделки.
Как устроен учёт в Дебиторке
В базе клиентов собрана информация, с которой удобно начинать проверку: общая сумма долга, количество покупателей и должников. В строке клиента видны его задолженность, дата и сумма следующего платежа, сведения о просрочке. Есть поиск по имени и телефону, расширенный поиск и экспорт в Excel.
Из списка можно перейти в карточку клиента. Здесь находятся контактные данные, комментарий, баланс и вкладка с долгами. В одном месте можно посмотреть действующие и погашенные обязательства, поэтому при повторном обращении не нужно создавать новую историю с нуля.
У отдельного долга есть собственная карточка. В ней отображаются первоначальная сумма, внесённый при оформлении взнос, оставшаяся задолженность и график погашения. В графике предусмотрены плановые и фактические данные, а история помогает разбирать изменения и оплаты.
На практике это позволяет ответить на конкретный вопрос клиента. Если он говорит: «Я же уже платил», сотрудник открывает нужный долг и проверяет поступление, дату и оставшуюся сумму. Для такой проверки важны записи о каждой оплате, а не только итоговый баланс.
Как добавить первую рассрочку в приложение для учета долгов
Начните с одной сделки, по которой есть согласованный график и понятная история расчётов. Перед внесением данных подготовьте имя клиента, контактный телефон, сумму покупки или услуг, первоначальный взнос и даты последующих платежей.
Сначала найдите или создайте клиента. Проверьте поиск по телефону: возможно, человек уже есть в базе. Если заводить новую карточку при каждом обращении, долги одного клиента окажутся распределены между несколькими записями.
Добавьте отдельное обязательство. Укажите исходную сумму сделки и учтите первоначальный взнос. Например, при стоимости 72 000 ₽ и взносе 12 000 ₽ остаток для последующих платежей составляет 60 000 ₽. Первый взнос не должен повторно включаться в этот остаток.
Внесите график. Распределите 60 000 ₽ по согласованным срокам. В нашем примере это три платежа по 20 000 ₽. Если стороны договорились о разных суммах, в учёте нужно сохранить именно этот вариант.
Проверьте результат. Сопоставьте сумму оставшихся платежей с непогашенной частью сделки. Откройте карточку клиента и убедитесь, что дата и сумма ближайшего платежа соответствуют договорённости.
При переносе уже действующих рассрочек сначала сверьте остатки. Определите, с какой даты начинаете вести учёт в приложении, и не регистрируйте прежние оплаты повторно поверх остатка, в котором они уже учтены.
Как фиксировать частичную оплату
В приложение нужно вносить фактически полученную сумму. Если по графику клиент должен перечислить 20 000 ₽, а поступило 8 000 ₽, нельзя отмечать весь платёж как выполненный только потому, что деньги пришли.
Продолжим пример со сделкой на 72 000 ₽. После первоначального взноса 12 000 ₽ осталось три платежа по 20 000 ₽. Первый клиент внёс полностью, второй – частично. По состоянию на 21 ноября ситуация выглядит так:
Срок по графику | План | Получено | Состояние платежа |
20 октября | 20 000 ₽ | 20 000 ₽ | Оплачен полностью |
20 ноября | 20 000 ₽ | 8 000 ₽ | Недоплата 12 000 ₽ |
21 декабря | 20 000 ₽ | 0 ₽ | Срок ещё не наступил |
Это условный пример без процентов, штрафов, возвратов и изменения графика. Общий остаток долга составляет 32 000 ₽. Из него 12 000 ₽ приходится на пропущенную часть ноябрьского платежа, а 20 000 ₽ – на будущий декабрьский платёж.
Разница важна для общения. Напомнить нужно о недостающих 12 000 ₽ за ноябрь. Требование немедленно внести все 32 000 ₽ не следует из показанного графика.
Когда клиент перечислит недостающую сумму, зарегистрируйте отдельное поступление. Если у него несколько долгов, сначала проверьте назначение оплаты и обязательство, к которому она относится. Общий баланс без распределения по сделкам не даёт полной картины расчётов.
Как пользоваться приложением каждый день
Удобно разделить работу на проверку ближайших платежей, регистрацию поступлений и разбор оставшихся вопросов. Такой порядок помогает сотрудникам пользоваться одинаковыми правилами.
В начале дня откройте базу и проверьте ближайшие сроки и просрочки. Перед контактом с клиентом убедитесь, что его последний платёж уже зарегистрирован. Иначе напоминание может уйти человеку, который оплатил вовремя.
После получения денег найдите клиента и нужный долг, зафиксируйте фактическую сумму. Сверяйтесь с подтверждением поступления. Обещание клиента «переведу вечером» стоит сохранить как комментарий, но оно ещё не является оплатой.
При переносе срока сначала согласуйте новые условия, затем обновите данные учёта. Старую просрочку нельзя считать исчезнувшей только потому, что клиент сообщил о намерении заплатить позже. У сотрудников должно быть понятно, что уже согласовано, а что пока остаётся обещанием.
В конце дня сопоставьте зарегистрированные платежи с фактическими поступлениями. Если сумма не сходится, проверьте повторные записи, ошибочный выбор клиента и оплаты, которые ещё не внесли. Более подробно эта работа разобрана в статье «Программа для учета платежей клиентов».
Как работать с напоминаниями
В карточке клиента «Дебиторки» предусмотрена настройка автоматического напоминания о просрочке. Для корректной работы с уведомлениями нужно поддерживать актуальными контакты, график и сведения о фактических оплатах.
Перед напоминанием проверьте четыре вещи: тот ли клиент выбран, какая сумма просрочена, не поступила ли оплата и не изменились ли условия сделки. Это особенно важно при частичных переводах: первоначальная сумма взноса может отличаться от суммы, которую осталось доплатить.
Для ситуации из примера сообщение можно сформулировать так: «Здравствуйте! По платежу от 20 ноября осталось внести 12 000 ₽. Подскажите, пожалуйста, когда сможете оплатить? Если уже перечислили деньги, сообщите дату и сумму, чтобы мы проверили поступление».
Напоминание помогает продолжить разговор о платеже. Само по себе оно не гарантирует поступление денег, поэтому спорные суммы и новые договорённости всё равно нужно разбирать с клиентом.
Что проверить при выборе приложения
Оценивать приложение для учёта долгов удобнее на одной реальной рабочей ситуации. Добавьте сделку, внесите оплату частями, найдите остаток и проверьте, сможете ли вы объяснить его клиенту по сохранённым записям.
При такой проверке обратите внимание на следующее:
- Можно ли найти клиента без просмотра всего списка.
- Видны ли отдельно несколько обязательств одного человека.
- Понятно ли, сколько осталось получить и когда ожидается следующий платёж.
- Сохраняется ли история, необходимая для разбора расхождений.
- Есть ли подходящий способ выгрузить данные.
- Можно ли организовать доступ сотрудников под их задачи.
В «Дебиторке» предусмотрены работа с сотрудниками и настройка доступа к функциям. Если оплату принимают несколько человек, заранее определите, кто вносит поступления, кто проверяет спорные операции и кто обновляет согласованные графики. Приложение будет полезнее, если ответственность за эти действия понятна всей команде.
Частые вопросы
Нужно ли скачивать приложение для учёта долгов?
Для начала работы с «Дебиторкой» используется личный кабинет. В этой статье описана работа с онлайн-сервисом через браузер. Начать можно с регистрации и добавления первой сделки.
Можно ли пользоваться Дебиторкой бесплатно?
На сайте предусмотрен бесплатный тариф для одного сотрудника и одного магазина. Актуальные ограничения и возможности платных вариантов указаны на странице тарифов. При выборе учитывайте, сколько людей будет работать с базой и сколько точек нужно вести.
Можно ли получить список клиентов в Excel?
В базе клиентов есть экспорт в Excel. Он пригодится, когда нужна отдельная выгрузка для проверки или передачи данных. Чтобы записи не расходились, определите, где ведётся основной учёт и кто отвечает за его актуальность.
Программа для учета долгов: Что делать после полного погашения долга?
Проверьте, что все поступления внесены, а остаток по обязательству равен нулю. В «Дебиторке» погашенные долги доступны в карточке клиента вместе с действующими. Сохранённая история пригодится при повторной продаже и сверке прежних расчётов.
Зарегистрируйтесь в «Дебиторке» и начните с одного клиента: внесите сумму сделки, первоначальный взнос и график. После регистрации первой оплаты проверьте остаток. Так вы сможете оценить приложение на той работе, которую выполняете каждый день.